Мнения и советы об улучшении системы документооборота в УВД(ОВД)

Сообщение от Тотоша

По моему разумению - почему нет? В отсутствие, скажем начальника или по его указанию (разрешению), если начальник своим замам доверяет.... Может, с точки зрения корректности-вежливости и не стоит, если адресат чуствует себя "униженным и оскорбленным", но мне кажется это проблема адресата и далеко не служебная...
Надо будет основы делопроизводства поднять... поищу..

Адресат как раз чувствует себя «униженным и оскорблённым». Начальник в тот момент был на службе. Заму полность доверяет.

а можно мне тоже ответ по-подробней, да и консультация по этому вопросу не помешала бы

[joker-zmei]

Хотелось бы уточнить у корифеев работы секретариатов.
Постоянно с 01 января руководство требует обновить журнально-бланочную продукцию на Новый год. Понятно, что документация имеет сроки хранения (пр.340-06г.) и порядок ведения ее (987-06г.). Но вот где конкретно сказано, что журналы и книги обновляются именно с 01.01 не нашел нигде. А если журнал, книга заведена (200 листов), а записей всего на 3 листах, можно ли продлить ее ведение на следующий год. Но тогда срок хранения нарушается по пр.340-06г.
Подскажите пожалуйста. С Рождеством Вас!

Сообщение от 1242

как ни прискорбно но это факт. кол-во бумажек растет, соответственно растет кол-во секретки, и прочей дребетни. пора переходить на электронику. пора реорганизовывать систему ОД и Р в контексте электронного документооборота.

В принципе, это самый хороший выход - все не секретное рассылать в электронном виде, а вниз "двигать" только резолюцию к бумажному документу.

Получил резолюцию начальника, хочешь ознакомиться с самим документов, добро пожаловать с флешкой за документом. А дальше твое дело - хочешь распечатывай, хочешь - коллекционируй электронные варианты документов. Мне кажется так будет удобно всем ! Особенно, если документ касается нескольких служб, ОДиРу не придется ксерить и т.п.

А со временем накопится приличная библиотека нужных в работе документов в электронном варианте.

А то фактически, только на форуме нашем и можно добыть ценные приказы и пр. документы.

joker-zmei, разве срок хранения исчисляется не с момента прекращения (закрытия) журнала?

Сообщение от joker-zmei

можно ли продлить ее ведение на следующий год

И можно и нужно, а срок хранения с момента окончания (закрытия) журнала, только нужно учитывать требования приказов, которые предусматривают ведения конкретно какого-либо журнала и дальнейшее удобство поиска учетных записей и хранения самого журнала

[joker-zmei]

Извините, что отсутствовал в теме. Инспектирование проводится за 5 лет. Прокуратура также смотрит журнально-бланочную подукцию. Спрашивается зачем нам записи (данные) грубо говоря за 2004г.??? Когда их можно было уничтожить (срок 5 лет). Срок я считал (возможно заблуждаюсь) не по окончанию журнала/книги, а по окончанию года. Понятно, что в целях экономии бюджетных средств, а также здравого смысла, было бы целесообразно продлевать журналы/книги на следующий год (проставляя номер на 2010г. и закрывая номер за 2009г.). Но не будет ли это нарушать требования НПА по правилам ведения документации??? Спасибо за понимание.

[SAMSON]

Есть одна програмулина, но правда очень старая и не очень удобная на мой взгляд. Называется "секретариат", разрабатывалась для ГУВО МВД России. Но если над этой программой посидеть и разобраться, то в принципе соответствует всем требованиям. Если что, то пишите mvd-75@yandex.ru. Кстати в МВД России сейчас разработанна и проходит обкатку новая программа для учета документооборота, правда что из себя представляет и когда будет принята на "вооружение" неизвестно.

Насколько я понимаю, вести секретку возможно только в жрнальной форме, а можно ли ее дублировать в электронном?

[ПРОСТО_ОПЕР]

Сообщение от Екатерина Вторая

Насколько я понимаю, вести секретку возможно только в жрнальной форме, а можно ли ее дублировать в электронном?

Что не запрещено, то разрешено. Лишь бы компьютер был сертифицирован

---------- Ответ добавлен в 07:26 ----------Предыдущий ответ был в 07:24 ----------

Для различного рода учетов весьма удобна программа "КроносПлюс". Создание любых баз данных, учетов и пр.

[/color]Рабочее место пользователя: вводим пароль и заходим в рабочую область. Имеется разбивка по годам: ....2007, 2008, 2009. и ярлыки: входящая, исходящая, проекты, справочники, электронная почта, календарь и т.д. осуществляется поиск по вх/исх, службам и прочему, на доступе архив к своим документам (можно и ко всей базе). Посредством ЕСЭДО запрещается отправлять секретные документы и ДСП. Программа сама делает отчеты (ставишь галочки, сама считает), позволяет ставить доки на контроль (выскакивает окошко за 3-5 дней-мол хозяина, просрочка у тебя).[/quote]

Прикольно, только мне с моей секрткой не поможет. Так и погрязну в куче бумажек.

[igormiha]

Может кто-то знаком с программой электронного документооборота КНИГА- 2010, 2011, 2012?

[ЭнКа]

Сообщение от S_PETROVICH

Отчетность должна быть только государствннная(стат данные по уголовным делам)
Запретить все совещания, за исключением рабочих по раскрытию конкретных преступлений и итоговых по полугодиям.
Запретить все проверки за исключением по оказанию практической помощи.
Распустить все комиссии по контролю за контролем
Запретить проведение всех операций, которые сводятся только к отчетностям.
В результате сократятся бездельники в штабах и штабы при подразделениях.

Насчет штабов - я против - дурацкие бумажки все равно останутся, что, шеф на них сам отвечать будет? Ах, увольте....

---------- Ответ добавлен в 21:18 ----------Предыдущий ответ был в 21:16 ----------

Функция "отвечания на дурацкие указания" упадет на другие, никак не подготовленные к такому маразму службы ( в маленьких ОВД уж точно)!

[vitz-270]

Сообщение от igormiha

Может кто-то знаком с программой электронного документооборота КНИГА- 2010, 2011, 2012?

мы работаем с КНИГОЙ с 2000 года, нормальная программа, есть связь входящего и исполненного документа, по запросу составляет опись, не нужно писать самим, позволяет контролировать сроки исполнения документов. также регистрируем в программе жалобы, приказы - свои и присланные УВД и МВД

[igormiha]

Сообщение от vitz-270

мы работаем с КНИГОЙ с 2000 года, нормальная программа, есть связь входящего и исполненного документа, по запросу составляет опись, не нужно писать самим, позволяет контролировать сроки исполнения документов. также регистрируем в программе жалобы, приказы - свои и присланные УВД и МВД

А есть руководство по работе с программой? Меня интересует ввод данных.

[vitz-270]

Сообщение от igormiha

А есть руководство по работе с программой? Меня интересует ввод данных.

данные вводятся такие же как и в журнале. Номер присваивается автоматически. в карточке документа вносится от кого поступил, номер исходящего, кол-во листов, срок исполнения (который можно по запросу контролировать), исполнитель, краткое содержание примечание. в исходящих документах, приказах, жалобах то же самое. программа используется в Амурской области.

[igormiha]

Сообщение от vitz-270

данные вводятся такие же как и в журнале. Номер присваивается автоматически. в карточке документа вносится от кого поступил, номер исходящего, кол-во листов, срок исполнения (который можно по запросу контролировать), исполнитель, краткое содержание примечание. в исходящих документах, приказах, жалобах то же самое. программа используется в Амурской области.

Так вот меня и интересует - как вводить данные? Если можно, то поподробнее.

[ЭнКа]

А кто-нибудь пользуется программой "регистрация документов организации 3.6" компании ARAXGROUP? Подумываю о введении эл.документооборота, а то бумажки просто захлестывают. Кто чем пользуется? Подскажите! Слышала еще про "КНИГА-2012", но в интернете чтой-то не найду...

[Леонидовна]

Сообщение от ЭнКа

А кто-нибудь пользуется программой "регистрация документов организации 3.6" компании ARAXGROUP?

мы пользуемся - но только 3.5 - очень хорошо пошла програмка - недельку привыкали - сейчас уже не представляем себе без неё работы: и на контроль ставить удобно, и карточки распечатывать, и рапорт по долгам выводить и само заполнение автоматически

[ЭнКа]

Леонидовна, спасибо за отклик! Хочу тоже идти в ногу со временем, а то в наших бумагах погибнуть можно. Кручу сейчас дома версию 3.6. - присматриваюсь. Поделитесь, а как ведете журналы вх.нормативных, обращений граждан? В программе ведь только вх, исх. и внутр. А журнал инвентарных у Вас бумажный или электронная версия?